BiC is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en data inzake aanbestedingen. Wij zijn gevestigd aan Druifstreek 72 te Leeuwarden. Wij verwerken uw persoonsgegevens en data zorgvuldig en dragen zorg voor een passende beveiliging. In deze verklaring beschrijven wij hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en data, zonder daarmee de veiligheid in geding te brengen.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de onderstaande gegevens:

• -Contactgegevens zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres.
  -Zakelijke informatie zoals klantnummer, gegevens van uw factuuradres, -betalingsgegevens, inkoopnummers en budgetcodes.
  -Tenderinformatie, al dan niet reeds gepubliceerd.
  -Inschrijvingen met vertrouwelijke marktinformatie.
  -Gegevens met betrekking tot financiële gegevens van bedrijven.
  -Verstrekte VOG-verklaringen van medewerkers door marktpartijen.
  -CV’s van medewerkers van opdrachtgevers en marktpartijen.
  -Gegevens met betrekking tot strafbare feiten van bedrijven en medewerkers.
  -Website/workflow gegevens (inloggegevens en bijbehorende content).
  -Gegevens inzake lopende overeenkomsten van opdrachtgevers met hun opdrachtnemers.
  -Facturen/ managementinformatie van marktpartijen voor adviezen en contractbeheer.
  -Persoonlijke gegevens van medewerkers van onze opdrachtgevers inzake kennistests.
  -Correspondentie tussen juristen en advocaten.
  -E-mail databases ten behoeve van klanttevredenheidsonderzoeken, enquêtes, gedragsonderzoeken en adviesopdrachten in de meest brede zin.
  -Overige relevante content en data van opdrachtgevers en hun opdrachtnemers in de meest brede zin.

  Al deze gegevens zijn nodig om onze adviesdiensten op het hoogste niveau (juridisch en vakinhoudelijk) te kunnen uitvoeren en de wettelijke verplichtingen van onze opdrachtgevers en ons zelf te kunnen naleven en preventie te kunnen bieden inzake het niet nakomen van wettelijke bepalingen en strafbare feiten.

Voor onze commerciële activiteiten (klanttevredenheidsonderzoeken, e-mailingen, gerichte acties) gebruiken en verwerken wij de beschikbaar gestelde persoonsgegevens waaronder het e-mailadres.

Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij maken gebruik van uiteenlopende beveiligingsmaatregelen waaronder dataversleuteling en authenticatiemiddelen om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van de voornoemde gegevens, content en data te beschermen en te behouden. Wijzelf en onze IT partners en overige zakelijke partners doen er alles aan om deze gegevens te beschermen met fysieke maatregelen en strikte werkprocessen en veiligheidsmaatregelen. Zo zijn er strikte criteria om toegang tot ons kantoor te verkrijgen alsmede informatiebronnen, applicaties, systemen en website. Voorbeelden zijn HTTPS verbindingen en versleutelde datatransmissie.

Voor sollicitanten geldt dat wij hun gegevens bewaren tot de procedure is afgelopen. Binnen 3 maanden na afloop van de procedure worden de gegevens verwijdert. Van uitdienst tredende medewerkers bewaren wij 8 jaar na uit dienst treding de gegevens, daarna worden de gegevens van de systemen gewist. Fysieke archieven kennen een bewaarplicht van 7 jaar en na 8 jaar vernietigen wij de content. Deze termijnen respecteren wij, tenzij er dingende of wettelijke noodzaak bestaat om deze gegevens langer te bewaren.

Wat zijn uw rechten?
Afhankelijk van de aard en type omvang van uw verzoek kunnen wij u vragen uw gemotiveerde en duidelijke verzoek schriftelijk of per e-mail in te dienen. U heeft het recht van inzage en opvragen van informatie die op de persoon van de aanvrager betrekking heeft. Indien u geïnteresseerd bent in meer kopieën van de verstrekte informatie behouden wij ons het recht voor om de kosten hiervoor in rekening te brengen middels vooruitbetaling.

U kunt ons verzoeken gegevens te rectificeren, te verwijderen en het verwerken te beperken. Het verzoek zullen wij vervolgens beoordelen en toetsen aan de eigen richtlijn en wettelijke bewaarplicht bepaling(en). Tevens kan er een bezwaar worden ingediend voor het verwerken van de gegevens en een verzoek tot een tijdslimiet van het bewaren van de gegevens. Verzoeken kunnen worden ingediend via info@bic-bv.nl.

Algemene leveringsvoorwaarden inkoopadviesbureau BiC bv

Algemene leveringsvoorwaarden ten behoeve van de uitvoering van opdrachten door BiC imaging consultancy bv, h.o.d.n. BiC inkoopadviesbureau bv ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01082211, hierna te noemen: BiC.

1.      Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeenkomsten van BiC voor zover van deze voorwaarden niet door BiC uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. 

De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij deze door BiC uitdrukkelijk en schriftelijk zijn aanvaard.

Indien bij gerechtelijke uitspraak één of meer artikelen van deze voorwaarden ongeldig worden verklaard, zullen overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen BiC en opdrachtgever in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige, dan wel vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en strekking van de nietige, als wel vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

2.      Grondslag offertes

Offertes zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de opdracht heeft verstrekt. BiC zal de door haar te verrichten adviesdiensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Deze verplichting heeft het karakter van een “inspanningsverplichting” omdat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd.

3.      Terbeschikkingstelling van informatie en medewerkers door de opdrachtgever

Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt de opdrachtgever tijdig alle documenten en gegevens die BIC nodig heeft. Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de organisatie van de opdrachtgever, die bij de werkzaamheden van BIC betrokken (zullen) zijn.

BIC is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die door de opdrachtgever worden verstrekt en beslissingen die door de opdrachtgever worden genomen op basis van de gegevens en adviezen.

BIC is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, ontstaan doordat BIC is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.

4.      Het betrekken van derden bij de opdrachtuitvoering

Het betrekken of inschakelen van derden bij de opdrachtuitvoering door de opdrachtgever of door BIC, geschiedt uitsluitend in onderling overleg. Eigen medewerkers van BIC kunnen zonder overleg worden ingeschakeld teneinde de voltooiing van het project te bewerkstelligen. 

5.      Personeel

5.1     Wijzigingen adviesteam

BIC kan in overleg met de opdrachtgever de samenstelling van het adviesteam wijzigen, indien zij meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de adviesdiensten niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden. Een wijziging van het adviesteam kan ook op verzoek van de opdrachtgever in overleg met BIC plaatsvinden.

5.2     Het aantrekken of in dienst nemen van medewerkers van BIC

Opdrachtgever mag niet tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen 12 maanden na de beëindiging van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dit personeel over indiensttreding onderhandelen, zonder schriftelijke goedkeuring (per e-mail en door de directie) van BIC. Indien een medewerker zelf de wederpartij benadert, zal er eveneens eerst schriftelijk toestemming moeten volgen voordat er vervolggesprekken of overleggen over een (mogelijke) indiensttreding kunnen plaatsvinden.

Er is sprake van onderhandeling zodra een medewerker gevraagd wordt om een indiensttreding bij de wederpartij te overwegen. Het is niet relevant of een medewerker van BIC gedurende de onderhandeling de opdrachtgever wel of niet wijst op dit artikel. 

Overtreding van het hiervoor bepaalde, leidt tot een verschuldigde boete ter grootte van zes bruto maandsalarissen (op basis van een 40 urige werkweek, plus vakantiegeld van 8%) van de betreffende medewerker. Deze boete is direct opeisbaar ten gevolge van het enkele feit van de overtreding, maar laat daarnaast de mogelijkheid die de wet verplicht om schadevergoeding te eisen.

6.      Tarieven en kosten van de opdracht

De tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen zijn inclusief de secretariaatskosten, reisuren, reis- en verblijfskosten en andere opdrachtgebonden kosten tenzij in de offerte of overeenkomst nadrukkelijk anders is vermeld. In dat geval worden de werkelijke kosten afzonderlijk in rekening gebracht bij de opdrachtgever.

Bij een tussentijdse verandering van het niveau van lonen en kosten kan BIC bij de start van een nieuw kalenderjaar de te hanteren tarieven overeenkomstig aanpassen.

7.      Betalingsvoorwaarden

Het honorarium en de kosten, zoals in artikel 6 genoemd, worden wekelijks bij declaratie in rekening gebracht. Betaling dient te geschieden binnen 30 werkdagen na declaratiedatum. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist. Indien betaling achterwege blijft, kan BIC met een beroep op de onzekerheidsexceptie de uitvoering van de opdracht opschorten. Facturatie geschiedt per week. Opleidingen worden vooruit gefactureerd en dienen voor aanvang van de opleiding/coaching te zijn voldaan. Reclames omtrent de declaratie moeten binnen acht werkdagen na de factuurdatum schriftelijk bij BIC zijn ingediend en ontslaan de opdrachtgever niet van betaling van het onbetwiste deel van de factuur.

Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.

Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de declaratie).

8.      Wijziging van de opdracht c.q. meerwerk

De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.

Indien de tussentijdse wijziging het overeengekomen honorarium of de kostenvergoeding beïnvloedt, zal BIC dit de opdrachtgever zo spoedig mogelijk melden. Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door het toedoen van de opdrachtgever, zal BIC de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien een dergelijke aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd.

9.      Duur en afsluiting van de opdracht

De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van het adviesteam worden beïnvloed door allerlei factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die BIC verkrijgt en de medewerking die wordt verleend. BIC kan dan ook niet van tevoren exact aangeven hoe lang de doorlooptijd van de opdracht zal zijn. 

In financiële zin is de opdracht afgesloten zodra de eindafrekening door de opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van 10 dagen na dagtekening daarvan dient de opdrachtgever BIC hierover te berichten. Indien de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd.

10.    Tussentijdse beëindiging van de opdracht

Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen indien één van hen van mening is dat de opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de bevestigde offerte en eventuele latere additionele opdrachtspecificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekendgemaakt. Indien tot voortijdige beëindiging is overgegaan door de opdrachtgever, heeft BIC vanwege het ontstane recht op compensatie, waarbij het nog te declareren bedrag als uitgangspunt wordt gehanteerd.

BIC mag van haar bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als tengevolge van feiten en omstandigheden die zich aan haar invloed onttrekken of haar niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. BIC houdt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden, waarbij aan de opdrachtgever onder voorbehoud de voorlopige resultaten van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking worden gesteld. Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze kosten in rekening gebracht. Zodra de onafhankelijke positie of rechtmatigheid van handelen van BIC in geding komt, heeft BIC het recht om per onmiddellijke ingang de werkzaamheden stop te zetten en de opdracht te beëindigen.

Ingeval één van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, één en ander onder voorbehoud van rechten.

11.    Intellectuele eigendom

Modellen, teksten, prijzenbladen, aanbestedingsdocumenten en bijlagen, technieken, instrumenten, waaronder ook software, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en in het advies of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven het eigendom van en het onvoorwaardelijke gebruikersrecht blijven bij BIC. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen schriftelijke toestemming van BIC. De opdrachtgever heeft uiteraard het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in de eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.

12.    Vertrouwelijkheid

BIC is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de opdrachtgever jegens derden. BIC zal in het kader van de opdracht alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever. De opdrachtgever zal zonder toestemming van BIC aan derden geen mededeling doen over de aanpak van BIC, haar werkwijze en dergelijke, dan wel haar rapportage ter beschikking stellen.

13.    Aansprakelijkheid

BIC is aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door BIC van de zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij het uitbrengen van adviezen in het kader van de betrokkenen opdracht mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat BIC voor haar werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen.

Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes maanden.

Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen één jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waaraan de opdrachtgever zijn rechte heeft verwerkt.

14.    Overmacht

Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd worden als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor hun rekening komt.

Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop BIC geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor BIC niet in staat is de verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van BIC worden daaronder begrepen.

BIC heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat BIC haar verplichtingen had moeten nakomen. 

Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan twee maanden is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.

Voor zover BIC ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk haar verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is BIC gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te declareren. Opdrachtgever is gehouden deze declaratie te voldoen als ware het een afzonderlijke overeenkomst.

15.    Toepasselijk recht 

Op de overeenkomsten van BIC is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

16.    Geschillenregeling

Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van overeenkomsten van BIC dan wel nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Leeuwarden.

2026

inkoopadviesbureau BiC bv

Druifstreek 72

8911 LH Leeuwarden