Aanbesteding schoonmaakaudits en VSR-metingen

Is uw gebouw zo schoon als in het contract is afgesproken? Een gevoel is geen maatstaf, en juist bij schoonmaak ontstaan daar snel discussies over. Met een onafhankelijke schoonmaakaudit meet u objectief of de schoonmaakdienstverlening de afgesproken kwaliteit haalt. Dat geeft u grip op het contract en een stevige basis voor het gesprek met uw schoonmaakbedrijf. In deze tekst leest u hoe een VSR-meting (ook wel VSR-keuring) werkt, wat een kwaliteitstournee toevoegt en hoe u de uitkomsten gebruikt om te sturen.

Hoe werkt een VSR-meting?

Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem (VSR-KMS) is in Nederland de gangbare methode om schoonmaakkwaliteit objectief te meten. De methode ligt vast in NEN 2075. Bij een meting wordt doorgaans een steekproef van ruimten beoordeeld. Per ruimtesoort ligt vooraf vast hoeveel fouten maximaal zijn toegestaan: de AQL. In scholen en kantoren is 7% gebruikelijk voor lokalen, kantoren en verkeersruimten, en 4% voor sanitair. In veel contracten is de hele meting onvoldoende als één ruimtesoort wordt afgekeurd.

NEN 2075 onderscheidt twee soorten controle:

• Dagelijkse procescontrole (DKS): een instrument van het schoonmaakbedrijf zelf.
• Kwaliteitsmeting (KMS): bedoeld voor contractbeheersing. Daarmee toetst u als opdrachtgever of het resultaat klopt.

De kwaliteitsmeting laat u bij voorkeur uitvoeren door een onafhankelijke inspecteur. Onze metingen voeren wij uit met in het register opgenomen kwaliteitsinspecteur.

Meer dan een meting: de kwaliteitstournee

Een VSR-meting geeft een objectief oordeel, maar vertelt niet alles. Daarom combineren wij metingen met een kwaliteitstournee. Dat is een ronde door uw gebouwen waarin we bevindingen per locatie met foto’s vastleggen. U ontvangt een heldere rapportage die ook voor bestuurders direct leesbaar is. Een belevingsmeting onder gebruikers kan daarnaast laten zien hoe medewerkers, leerlingen of bezoekers de schoonmaak ervaren.

Van meting naar sturing

Een meting heeft pas waarde als er iets mee gebeurt. Leg daarom in het schoonmaakcontract vast hoe vaak er wordt gemeten, door wie en welke AQL per ruimtesoort geldt. Spreek ook af wat er gebeurt bij afkeur: een hersteltermijn, een herkeuring op kosten van het schoonmaakbedrijf en bij herhaalde afkeur een boete of beëindiging. Veel contracten laten de metingen pas na een inwerkperiode van enkele maanden meetellen.

Werkt u resultaatgericht, dus zonder vaste frequenties en opleveringsmomenten? Dan vraagt de beoordeling om een aangepaste aanpak. Bespreek de uitkomsten in het periodieke contractoverleg en maak concrete afspraken over verbeteracties. Zo wordt de meting een stuurinstrument in plaats van een rapport in een la.

Onafhankelijk en met kennis van het contract

Wij staan los van het schoonmaakbedrijf en kennen beide kanten van het contract: wij stellen schoonmaakaanbestedingen op en begeleiden de uitvoering. Daardoor weten we wat er is afgesproken en waar in de praktijk de discussie ontstaat. Zo krijgt u niet alleen een score, maar ook een advies waarmee u verder kunt.

Maak vrijblijvend een afspraak

Wilt u weten of uw schoonmaak de afgesproken kwaliteit haalt? Of wilt u metingen structureel onderdeel maken van uw contractmanagement? Maak dan vrijblijvend een afspraak met een van onze adviseurs. Wij stemmen de meting af op uw contract en gebouwen en vertalen de uitkomsten naar concrete afspraken met uw schoonmaakbedrijf.

Staat een nieuwe schoonmaakaanbesteding op de planning? Lees dan meer over onze begeleiding bij de aanbesteding schoonmaak. Wij begeleiden ook aanbestedingen voor afvalverwerking en ongediertepreventie.